Outlook یک نرم‌افزار قدرتمند برای مدیریت ایمیل‌ها و برنامه‌ریزی شخصی

اگر به دنبال ابزاری هستید که وظایف، قرار ملاقات‌ها، جلسات، تماس­‌ها و ایمیل­‌های خود را به راحتی مدیریت کنید، Outlook را امتحان کنید. شاید تعجب کنید! اکثر کاربران تصور می‌کنند که Outlook فقط برای ارسال، دریافت و مدیریت ایمیل‌ها کاربرد دارد؛ در حالی که Outlook فراتر از یک دستیار پست الکترونیک برای کاربران است؛ در واقع Outlook یک ابزار قدرتمند برای مدیریت اطلاعات شخصی است. Outlook یکی از نرم­‌افزارهای مجموعه آفیس است که همراه با ورد، اکسل، پاورپوینت و وان‌نوت روی سیستم شما نصب می‌­شود.

امروزه استفاده از ایمیل‌ خیلی رایج شده و به ابزاری مهم و کاربردی برای افراد، شرکت­‌ها و سازمان­‌ها تبدیل شده است. بسیاری از افراد و سازمان­‌ها، انجام بعضی از کارهایشان مستقیما وابسته به ایمیل­ است. به همین دلیل استفاده از نرم­‌افزارهای مدیریت ایمیل اهمیت زیادی دارد.

از دو طریق می­‌توان ارسال و دریافت ایمیل‌­ها را مدیریت کرد:

  • از طریق وب میل (به این صورت که در مرورگر آدرس Mail سرور تایپ شود؛ مانند Gmail)
  • از طریق نرم‌­افزارهایی که برای مدیریت ایمیل طراحی شده‌اند.
اوت لوک

معرفی اوت لوک

گاهی به دلیل سرعت پایین اینترنت ممکن است نتوانید از طریق وب، ایمیل‌ها را ارسال یا دریافت کنید، ولی از طریق نرم‌­افزارهای مدیریت ایمیل، این مساله قابل کنترل است. یکی از نرم‌­افزارهای قدرتمند در زمینه مدیریت ایمیل Outlook است که آخرین نسخه‌ی فعلی آن ۲۰۱۹ است. مایکروسافت برنامه Outlook را برای پلتفرم­‌های محبوب حال حاضر از جمله اندروید و IOS نیز ارائه کرده است.

Outlook نرم‌افزاری فراتر از مدیریت ایمیل

نرم‌­افزار Outlook با داشتن ابزارهای مختلفی مانند تقویم کاری، دفترچه مخاطبین، مدیریت تماس‌­ها، ذخیره اطلاعات همکاران، ایجاد وظایف و مدیریت آنها، تنظیم قرار ملاقات‌­ها، مدیریت جلسات و همچنین ایجاد یادداشت، یک ابزار قدرتمند برای برنامه‎‌ریزی و مدیریت شخصی است.

در واقع Outlook یک سرویس رایگان پست الکترونیک است که ایمیل­‌ها، تقویم‌­ها، مخاطبین، وظایف و لیست کارهای شما را در یک مکان سازماندهی می­‌کند.

به طور کلی Outlook از ۴ قسمت اصلی تشکیل شده است که عبارتند از:

  • Email: برای مدیریت و ارسال و دریافت ایمیل‌­ها
  • Calendar: برای دسترسی به تقویم و مدیریت کارها و جلسات
  • People: برای مدیریت مخاطبین و تماس­‌ها
  • Task: برای ایجاد و دسته­‌بندی کارها و وظایف
اوت لوک

معرفی اوت لوک

نکته: هر کدام از این ۴ قسمت سربرگ‌­های مخصوص به خود را دارند که برای انجام کارهای مختلف در نظر گرفته شده‌­اند.

مدیریت ایمیل‌ها با Outlook

با استفاده از قسمت Email می­‌توانید ارسال و دریافت ایمیل‌‌ها را انجام دهید، آنها را مرتب سازی کنید، به ایمیل‌­ها پاسخ دهید و فضای ذخیره‌سازی را بهینه­‌سازی کنید.

از قابلیت­‌های بخش Email می­‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • قالب‌بندی شرطی: این ویژگی برای متمایز کردن ایمیل­‌ها، مورد استفاده قرار می­‌گیرد. به عنوان مثال با استفاده از این ویژگی می­‌توانید ایمیل­‌های مهم‌تر را سریع‌تر ببینید.
  • Quick step­ها: برای دسته­‌بندی و ساده‌­سازی کارهای مربوط به ایمیل­‌ها مورد استفاده قرار می­‌گیرد.
  • Rules یا قواعد: برای انجام خودکار و ساده‌تر کردن کارها است.
  • قابلیت رای­‌گیری و نظرخواهی: این ویژگی برای برنامه­‌ریزی کارها بسیار سودمند است.
  • Personal Stationery: از این ویژگی برای ایجاد تم شخصی برای ایمیل­‌ها استفاده می­‌شود.
  • مدیریت Junkها: قابلیت شناسایی، مقابله و مدیریت ایمیل­‌های مخرب (Junk)

استفاده از تقویم Outlook

از قسمت تقویم می­‌توانید برای زمان­بندی و یادآوری کارها استفاده کنید و قرارهای خود را مدیریت کنید. همکاران خود را به جلسه دعوت کنید و به دعوت دیگران پاسخ دهید.

از قابلیت­های قسمت تقویم می‌­توان به موارد زیر اشاره کرد.

  • امکان قفل­‌گذاری روی کارهای شخصی
  • ایجاد کارهای تکرارشونده
  • مدیریت پاسخ مدعوین
  • تنظیم مجوزهای دسترسی به کارها؛ زمانی که تقویم خود را با دیگران به اشتراک می­‌گذارید.

مدیریت مخاطبین و تماس‌ها با Outlook

همه‌ی ما با همکاران، دوستان و مشتریان و افراد خانواده در تماس هستیم. معمولا این افراد، اطلاعات تماس متنوعی دارند. اطلاعات تماس آنها شامل ایمیل، شماره همراه و سایر موارد است. خوشبختانه Outlook ابزارهای مناسبی برای ثبت و مدیریت مخاطبین و تماس‌­ها در اختیار شما قرار می­‌دهد.

از قابلیت­های قسمت People می‌­توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • گروه­‌بندی تماس­‌ها
  • جستجوی تماس‌­ها
  • سازماندهی تماس‌­ها
  • و…

مدیریت وظایف با Outlook

احتمالا شما هم وظایفی دارید که این وظایف ممکن است شخصی یا شغلی باشد. از Outlook می‌­توانید برای ثبت و سازماندهی و رسیدگی به وظایف خود استفاده کنید.

بنابراین نرم‌افزار Outlook می­‌تواند به خوبی پاسخگوی نیاز­های یک کاربر خانگی باشد؛ استفاده آسان، سریع و مطمئن از اینترنت، ارسال و دریافت ایمیل، ثبت کارها و قرار ملاقات‌های روزانه را مدیریت کند. از طرف دیگر می‌تواند نیاز­های کاربران اداری و سازمانی را هم با داشتن ابزارهای قدرتمند مدیریتی و دیگر قابلیت‌های حرفه‌­ای برطرف کند.

این نوشته را به اشتراک بگذارید

نوشتهٔ پیشین
یکپارچه‌سازی دفترچه یادداشت OneNote با جلسات Outlook
نوشتهٔ بعدی
ایجاد و مدیریت Appointment در نرم‌افزار Outlook

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید

خواهش می کنم مطالب سایت را مطالعه کرده و به دوستان خود معرفی کنید

امید دیده گاه
فهرست