اکسل چیست؟ کاربردها، معایب و مزایا به زبان ساده

مایکروسافت اکسل چیست؟

مایکروسافت اکسل یک برنامه صفحه گسترده است که برای محاسبات ریاضی، آماری، متنی و ترسیم نمودار به وسیلهٔ ابزارهای گرافیکی به کار می‌روداستفاده می شود. مایکروسافت اکسل چندین ویژگی را برای انجام عملیات های مختلف مانند محاسبات ، جداول محوری ، ابزارهای نمودار ، برنامه نویسی ماکرو و غیره فراهم می کند. با چندین سیستم عامل مانند ویندوز ، macOS ، Android و iOS سازگار است.

صفحه گسترده اکسل را می توان مجموعه ای از ستون ها و ردیف هایی دانست که یک جدول را تشکیل می دهند. حروف الفبا معمولاً به ستونها و اعداد معمولاً به سطرها اختصاص داده می شوند. به نقطه ای که ستون و یک ردیف به هم می رسند سلول گفته می شود. آدرس یک سلول با حرف نشان دهنده ستون و شماره نشان دهنده یک سطر داده می شود.

نخستین بستهٔ نرم‌افزاری آفیس برای ویندوز در سال ۱۹۹۰ میلادی پخش شد؛ که نسخهٔ خانگی آن شامل نرم‌افزار ورد، اکسل و پاورپوینت بود. نرم‌افزار مایکروسافت اکسل، پرهوادارترین نرم‌افزار صفحه گسترده در میان فارسی‌زبانان است اما در سطح جهانی برنامه هایی مثل google sheet نیز بسیارپرطرفدار هستند.

چرا باید مایکروسافت اکسل را یاد بگیرم؟

به زبان ساده اکسل برای محاسبات و ترسیم نمودار بسیار کاربردی ست. همه ما از یک طریق با اعداد سر و کار داریم. همه ما هزینه های روزانه داریم که از درآمد ماهیانه ای که می گیریم پرداخت می کنیم. برای اینکه یک نفر عاقلانه هزینه کند ، آنها باید درآمد خود را در مقابل هزینه بدانند. مایکروسافت اکسل زمانی مفید است که ما می خواهیم چنین داده های عددی را ضبط ، تحلیل و ذخیره کنیم. بیایید این را با استفاده از تصویر زیر نشان دهیم.

اکسل چیست؟

شروع آموزش اکسل

مایکروسافت اکسل را از کجا می توان دریافت کرد؟

روش های مختلفی وجود دارد که می توانید مایکروسافت اکسل را دریافت کنید. می توانید آن را از یک فروشگاه سخت افزاری رایانه ای خریداری کنید که نرم افزار نیز می فروشد. مایکروسافت اکسل بخشی از مجموعه برنامه های مایکروسافت آفیس است. یا می توانید روی این لینک کلیک کنید و دانلود نمایید. (جدیدترین و بهترین نسخه آن ۲۰۱۹ می باشد)

درک روبان

روبان میانبر دستورات در اکسل را فراهم می کند. دستور عملیاتی است که کاربر انجام می دهد. نمونه ای از دستورات ایجاد سند جدید ، چاپ مستند سازی و غیره است. تصویر زیر روبان استفاده شده در اکسل ۲۰۱۳ را نشان می دهد.

اکسل چیست؟

شروع آموزش اکسل

 

دکمه شروع نوار – برای دسترسی به دستورات یعنی ایجاد اسناد جدید ، ذخیره کار موجود ، چاپ ، دسترسی به گزینه های شخصی سازی اکسل و غیره استفاده می شود.

زبانه های روبان – از زبانه ها برای دسته بندی دستورات مشابه با هم استفاده می شود. برگه home برای دستورات اساسی مانند قالب بندی داده ها برای نمایان تر بودن آنها، مرتب سازی و یافتن داده های خاص در صفحه گسترده استفاده می شود.

نوار روبان – میله ها برای گروه بندی دستورات مشابه با هم استفاده می شوند. به عنوان مثال ، نوار نوار تراز برای گروه بندی تمام دستوراتی که برای تراز کردن داده ها با هم استفاده می شوند ، استفاده می شود.

درک صفحه کار (سطرها و ستون ها ، صفحه ها ، ورک بوک ها)

کاربرگ مجموعه ای از سطرها و ستون ها است. وقتی یک ردیف و یک ستون به هم می رسند ، آنها یک سلول را تشکیل می دهند. سلول ها برای ثبت داده ها استفاده می شوند. هر سلول با استفاده از یک آدرس سلول به طور منحصر به فرد شناسایی می شود. ستون ها معمولاً با حروف برچسب گذاری می شوند در حالی که ردیف ها معمولاً اعداد هستند.

ورک بوک مجموعه ای از ورک شیت ها است. به طور پیش فرض ، یک ورک بوک دارای سه سلول در Excel است. متناسب با نیاز خود می توانید ورق های بیشتری را حذف یا اضافه کنید. به طور پیش فرض ، ورق ها Sheet1 ، Sheet2 و غیره و غیره نامگذاری شده اند. می توانید نام برگه ها را به نام های معنادارتر تغییر دهید ، یعنی هزینه های روزانه ، بودجه ماهانه و غیره.

خواندن این نوشته  آموزش کامل ایجاد لینک (Link) در ورد

برنامه‌نویسی در اکسل

نسخه‌های ویندوزی نرم‌افزار اکسل از برنامه‌نویسی با استفاده از VBAنام کامل Visual Basic for Applications که نوعی از زبان برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک است، پشتیبانی می‌کند.

برنامه‌نویسی با استفاده از VBA اجازه می‌دهد تا عملیاتی را که با استفاده از خصوصیات اصلی اکسل نمی‌شود آن را انجام داد، انجام پذیر گردد.

با VBA می‌توان به اکسل ویژگی‌های جدیدی اضافه نمود.

در نسخهٔ ۲۰۱۱ از آفیس که برای سیستم عامل مک ارائه شد، پشتیبانی از VBA به این مجموعه اضافه گردید.

عناصر فرمول نویسی در نرم‌افزار اکسل

  • مساوی= به معنای سلول مورد نظر مخصوص فرمول نویسی می‌باشد.
  • پرانتز() باعث درک بهتر سیستم از ساختار توابع و فرمول می‌باشد.
  • عملگرهای مقایسه ای مانند علامت بزرگ‌تر> و کوچکتر <و عملگرهای عملیاتی، ضرب* تقسیم/ جمع +و تفریق- نام دارند.
  • آرگومان به عناصر ورود در توابع در اکسل گفته می‌شود.

ترفندهای فرمول نویسی در اکسل

  • برای کپی کردن یک فرمول در خانه‌های دیگر می‌تواند بر گوشه سمت راست سلول دوبار کلیک کرد.
  • برای قفل سلول از کلید F4 استفاده کنید.
  • جهت جا به جایی بین سلول‌ها کلید ctrl و = را با هم فشار دهید.
  • جهت انتخاب تمام داده‌های جدول علاوه بر ctrl و A می‌توان از دکمهٔ تعبیه شده در گوشه صفحه استفاده کرد.
  • ترکیب داده‌های متنی با استفاده از علامت & انجام می‌شود.

توابع

توابع در اکسل سبب راحتی کار کاربر می‌شوند.

مثل تابع SUM که معروف به تابع جمع است و برای جمع کردن مقادیر است و عملکرد آن مشابه عملگر جمع است، اگر لازم باشد که تعداد زیادی عدد را با هم جمع بزنید، استفاده از عملگر جمع مشکل است، زیرا باید تک تک سلول‌ها را ارجاع دهید، ولی در تابع SUM می‌توانید محدوده تعریف کنید و این مسئله کارکرد را بسیار ساده می‌کند، به عنوان مثال

(SUM(A1:A1000=

هزار سلولی را که در فاصله A1 تا A1000 قرار دارند، جمع می‌زند.

یا مثلا تابع AVERAGE تابع میانگین یک یا چند سلول یا محدوده را محاسبه می‌کند، شیوه استفاده از آن مشابه توابع SUM, Max, Min است.

سایر توابع را در اینجا می توانید یاد بگیرید.

جوانب مثبت مایکروسافت اکسل

  1. مقایسه های آسان و موثر

اگر مدتی است که در دنیای تجارت بوده اید ، می دانید که هر بار برای درک تغییر در بورس سهام ، هر چند مرتبه مقایسه انجام می شود.

نه فقط تجارت ، متخصصانی که در زمینه هایی مانند روانشناسی ، جامعه شناسی ، علوم سیاسی کار می کنند اغلب داده های جمع آوری شده را برای درک روند تحقیقات خود مانند داده های سیاسی ، چگونگی تعامل بین قشر و درآمد یک خانواده در گذشته و اکنون و غیره مقایسه می کنند.

با استفاده از ابزار تحلیلی قدرتمندی که در اختیار دارید ، مایکروسافت اکسل به شما امکان می دهد مقدار زیادی داده را تجزیه و تحلیل کنید و الگوهایی را که در نتیجه گیری کار شما تأثیر می گذارد ، کشف کنید.

برخی از ابزارها شامل ابزارهای تجسم داده مانند نمودارها ، هیستوگرام ها ، نمودار جعبه نمودار و غیره هستند. این ابزارها به شما کمک می کنند تا داده های خود را تجزیه و تحلیل کرده و بر اساس آنها ساختار خود را بدون پیچیدگی زیاد انجام دستی با دست و کاغذ ساختار دهید.

  1. دسترسی و همکاری

با ظهور فناوری ، مایکروسافت نسخه وب برنامه های خود را از بسته Office Suite توسعه داده است. این به شما امکان می دهد در کنار همتایان یا همکاران خود ، روی نسخه وب مایکروسافت اکسل کار کنید ، که به شما اجازه می دهد تا از طرف دیگر و همتایان خود از هرجایی به سند اکسل دسترسی داشته باشید و آن را همزمان دستکاری کنید.

بنابراین ، اگر روی داده های بزرگی کار می کنید و جایی گیر کرده اید ، لازم نیست تا دفعه بعدی منتظر بمانید تا با همتا یا همکار خود ملاقات کنید تا از آنها کمک بگیرید.

همچنین ، مایکروسافت برنامه های اکسل را توسعه داده است که می تواند در تلفن های هوشمند ادغام شود به گونه ای که کاربر می تواند برای مشاهده ، ویرایش و اشتراک گذاری آن به فایل اکسل دسترسی داشته باشد.

خواندن این نوشته  آموزش پایه اکسل

در حالی که مایکروسافت اکسل هر از چند گاهی به روز می شود ، کاربر ممکن است برای استفاده بهتر از این نرم افزار به جدیدترین فناوری نیاز داشته باشد. با این حال ، این کار کاربر را از اجرای نرم افزار بر روی رایانه شخصی یا لپ تاپ کم مصرف محدود نمی کند.

  1. داده ها و تجزیه و تحلیل

اکسل ابزاری عالی برای تجزیه و تحلیل داده ها است ، نه فقط به این دلیل که می توانیم داده های خود را ذخیره کرده و محاسبات را انجام دهیم ، بلکه به دلیل چندین ابزار موجود در خود نیز.

ابزار قدرتمند فیلتر کردن ، مرتب سازی و جستجو ، توانایی کاربر را در کاهش کارآمد معیارهایی که در تصمیم گیری ها مورد توجه قرار می گیرند ، افزایش می دهد. بنابراین ، به کاربر اجازه می دهد تا با حجم عظیمی از داده ها را به روشی کارآمد بازی کند.

در نتیجه ، مفهوم جداول ، جدولهای محوری و تکنیکهای تجسم متعدد همراه با ابزارهای فوق می تواند به کاربر کمک کند با وجود حجم عظیمی از موارد داده ، اطلاعات مورد نظر خود را بی درنگ پیدا کند.

نکات منفی اکسل

  1. کنترل و امنیت

گاهی اوقات حجم داده ها و اطلاعاتی که در معرض آن هستیم بسیار زیاد است. وقتی فایل خیلی بزرگ است ، می تواند برنامه excel را بسیار کند کند زیرا مفسر / کامپایلر باید از هر ردیف و / یا ستون عبور کند. ساده ترین راه برای اطمینان از کارآمد بودن زمان اکسل ، تجزیه پرونده به پرونده های کوچکتر است. با این حال ، این می تواند منجر به از بین رفتن یا جا به جایی برخی از داده ها شود.

همچنین ، مایکروسافت اکسل با استفاده از محاسبات غیر دقیق از تقریب در تعداد بسیار زیاد استفاده می کند. بنابراین ، این نیز صحت را به خطر می اندازد و از آنجا که این ویژگی داخلی است کاربر به سختی می تواند آن را کنترل کند.

بنابراین ، اگر افراد مختلفی باشند که ورودی یک پرونده را کنترل می کنند ، پرونده مستعد خطا و عدم دقت است. یافتن این اشتباهات نه تنها دشوار است بلکه می تواند تأثیر منفی نیز داشته باشد.

  1. داده و رشد

در این مرحله ، منصفانه است که بگوییم مایکروسافت اکسل ابزاری ایده آل برای انجام یک بار تجزیه و تحلیل است. با این حال ، ممکن است بیشتر اینطور نباشد.

مایکروسافت اکسل در دنیای تجارت برجسته است و با هر مشاغل ، شما دائما در تلاش هستید که پیشرفت کنید. با گذشت زمان ، داده ها رشد و تکامل می یابند. بنابراین ، برای رشد همراه خود به ابزار ردیابی داده خود نیاز دارید. با این حال ، Excel در این قسمت عملکرد بهتری ندارد.

به زبان ساده ، رشد سازمان شما با تعداد صفحات گسترده اکسل متناسب است ، که اطلاعات شما را از یکدیگر جدا می کند. بنابراین ، این امر سازمان / کاربر را قادر می سازد تا بتواند ادامه دهد و احتمالاً می تواند منجر به نتایج و تصمیمات بد شود.

  1. ناکارآمدی زمان

داده ها به صفحه گسترده وارد نمی شوند. کاربر باید هر بیت از آن را به صورت دستی وارد کند.

بنابراین ، به خصوص اگر مقدار زیادی داده داشته باشید ، اکسل را از نظر کارآیی زمان ناکارآمد می کند ، ممکن است طولانی شود. همچنین ، وارد کردن مقدار زیادی از داده ها می تواند به طور بالقوه منجر به خطا شود زیرا بیشتر انسان ها می توانند فقط برای یک دوره خاص از زمان توجه داشته باشند.

نتیجه

از مزایا و معایب آن می توان گفت که کارآیی اکسل به نوع وظیفه ای که کاربر قصد انجام آن را دارد بستگی دارد. اکسل ابزاری ایده آل برای تجزیه و تحلیل سریع داده های کاربر است. با این وجود ، اگر داده ها برای آینده سازمان قابل توجه باشد ، ممکن است لزوماً ابزاری ایده آل برای کار با هر نوع داده ای نباشد.

این نوشته را به اشتراک بگذارید

نوشتهٔ پیشین
اولین دفترچه یادداشت‌تان را در OneNote بسازید!
نوشتهٔ بعدی
لیست ۵۰ تا از کاربردی ترین فرمول های اکسل (توابع مهم)

۱ دیدگاه. ارسال دیدگاه جدید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.
برای ادامه، شما باید با قوانین موافقت کنید

خواهش می کنم مطالب سایت را مطالعه کرده و به دوستان خود معرفی کنید

امید دیده گاه
فهرست