اکسل چیست؟

اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده است، که برای جمع‌آوری و مرتب‌سازی و پردازش اطلاعات از آن استفاده می‌شود. این اطلاعات می‌توانند از نوع متنی، عددی، تاریخ یا انواع دیگر باشند.

اطلاعات در نرم‌افزار اکسل به صورت جدولی ذخیره می‌شوند. در تصویر زیر می‌توانید شکل یک برگه اکسل را مشاهده کنید:

اطلاعاتی که در اکسل می‌توانید ذخیره کنید هر نوع اطلاعاتی است که بتوان آن را به شکل جدول تغییر داد و ذخیره‌سازی نمود. در ادامه به چند نوع اطلاعات که می‌توانید به شکل جدولی ذخیره کنید توجه کنید:

1. فهرست مشتریان به همراه تاریخ خرید و مبلغ خریدشان
2. فهرست مبالغ درآمد ماهیانه خانواده از محل‌های مختلف و تاریخ دریافت آن‌ها
3. فهرست هزینه‌های انجام شده در طول ماه به همراه تاریخ و دسته‌بندی آن‌ها
4. فهرست دانش‌آموزان کلاس به همراه اطلاعات شخصی هر یک و شماره تلفن‌های آن‌ها
5. فهرست تاریخ تولد اعضای خانواده و دوستان به همراه ستونی از علاقمندی‌های آنان

اطلاعاتی که می‌تواند در یک برگه اکسل ذخیره شود بسیار متنوع و بسته به خلاقیت شما می‌تواند بسیار گسترده باشد.

مفاهیم نرم‌افزار صفحه گسترده

در هنگام کار کردن با اکسل می‌بایست مفهوم برخی عبارت‌ها را بدانید:

1. برگه یا Sheet: هر فایل اکسل می‌تواند شامل تعدادی برگه باشد. در هر برگه می‌توانید اطلاعات مختلف و از انواع مختلفی را ذخیره کنید.
2. ردیف و ستون: هر جدول دارای تعداد دلخواهی ردیف و ستون است. هر چه اطلاعات بیشتری تولید کنید، ردیف‌ها و ستون‌ها هم همراه با آن افزایش پیدا می‌کنند.
3. سلول یا Cell: به یکی از خانه های برگه اکسل سلول می گویند که دارای تنظیمات زیادی هست.

ذخیره‌سازی اطلاعات در اکسل چه فایده‌ای دارد؟

ساده‌ترین کاربرد ذخیره‌سازی اطلاعات در نرم‌افزار صفحه گسترده، قابلیت نظم دادن به اطلاعات است. نوشتن و ذخیره کردن اطلاعات در قالب متنی ساده، در بسیاری موارد ممکن است باعث مشکل شدن دسترسی به آن‌ها و ایجاد بی نظمی شود.

مزیت اصلی و مهم‌تر اکسل، قابلیت طبقه‌بندی، تغییر شکل و تغییر فرمت و تهیه‌ی گزارش‌های گوناگون از اطلاعاتی است که برگه‌های گوناگون ذخیره کرده‌اید.

برای مثال ممکن است یک فایل اکسل داشته باشید که در دو برگه مجزا، درآمدها و هزینه‌های خود را ثبت کرده باشید. اکسل این قابلیت را به شما می‌دهد که اطلاعات موجود در دوبرگه را که از جنس مالی هستند، روی یک نمودار بیاورید و مشاهده کنید در طول ماه روند درآمد و هزینه‌های شما به چه صورت بوده است.

همچنین می‌توانید با استفاده از قابلیت فرمت‌بندی سفارشی، ردیف‌هایی که دارای شرطی خاص هستند را به رنگی متفاوت نمایش دهید. برای مثال در فهرست نمرات دانش‌آموزان، نمرات بالای ۱۸ به رنگ سبز و نمرات کمتر از ۱۲ به رنگ قرمز نمایش داده شوند.

قابلیت‌های برنامه‌نویسی در اکسل

استفاده از اکسل به دانش برنامه‌نویسی نیاز ندارد ولی اگر بتوانید دانش برنامه‌نویسی لازم را کسب کنید، پردازش اطلاعات و تهیه‌ی گزارش‌ها و خروجی‌های بسیار پیشرفته برای شما فراهم می‌شود. برای مثال می‌توانید یک برگه اکسل درست کنید که در ردیف‌های آن چک‌های دریافتی از مشتری را به همراه تاریخ سررسید آن درج کنید. سپس با زدن یک دکمه، راس چک‌ها را محاسبه کنید و در یک سلول دیگر نمایش دهید.

انتقال اطلاعات بین برگه‌ها و فایل‌های مختلف و منابع مختلف

از مزیت‌های مهم اکسل، قابلیت دسترسی به منابع مختلف اطلاعات به صورت زنده یا ایستا است. برای مثال می‌توانید در هنگام تهیه‌ی یک گزارش از اطلاعاتی که در چندین فایل اکسل و چندین فایل پایگاه داده Access و منابع دیگر موجود هستند، استفاده کنید.

استفاده از اکسل برای جمع و تفریق و محاسبات عددی

اگر می‌خواهید لیست بلندبالایی از اعداد را جمع و تفریق کنید، وارد کردن آن‌ها در اکسل یکی از بهترین گزینه‌ها است. پس از ورود اطلاعات در اکسل به سادگی می‌توانید محاسبات دلخواه را روی آن‌ها انجام دهید. مزیت مهم این روش، امکان چک کردن صحت اطلاعات و اصلاح آن‌ها به سادگی است.