Outlook یک نرمافزار قدرتمند برای مدیریت ایمیلها و برنامهریزی شخصی
اگر به دنبال ابزاری هستید که وظایف، قرار ملاقاتها، جلسات، تماسها و ایمیلهای خود را به راحتی مدیریت کنید، Outlook را امتحان کنید. شاید تعجب کنید! اکثر کاربران تصور میکنند که Outlook فقط برای ارسال، دریافت و مدیریت ایمیلها کاربرد دارد؛ در حالی که Outlook فراتر از یک دستیار پست الکترونیک برای کاربران است؛ در واقع Outlook یک ابزار قدرتمند برای مدیریت اطلاعات شخصی است. Outlook یکی از نرمافزارهای مجموعه آفیس است که همراه با ورد، اکسل، پاورپوینت و واننوت روی سیستم شما نصب میشود.
امروزه استفاده از ایمیل خیلی رایج شده و به ابزاری مهم و کاربردی برای افراد، شرکتها و سازمانها تبدیل شده است. بسیاری از افراد و سازمانها، انجام بعضی از کارهایشان مستقیما وابسته به ایمیل است. به همین دلیل استفاده از نرمافزارهای مدیریت ایمیل اهمیت زیادی دارد.
از دو طریق میتوان ارسال و دریافت ایمیلها را مدیریت کرد:
- از طریق وب میل (به این صورت که در مرورگر آدرس Mail سرور تایپ شود؛ مانند Gmail)
- از طریق نرمافزارهایی که برای مدیریت ایمیل طراحی شدهاند.
گاهی به دلیل سرعت پایین اینترنت ممکن است نتوانید از طریق وب، ایمیلها را ارسال یا دریافت کنید، ولی از طریق نرمافزارهای مدیریت ایمیل، این مساله قابل کنترل است. یکی از نرمافزارهای قدرتمند در زمینه مدیریت ایمیل Outlook است که آخرین نسخهی فعلی آن ۲۰۱۹ است. مایکروسافت برنامه Outlook را برای پلتفرمهای محبوب حال حاضر از جمله اندروید و IOS نیز ارائه کرده است.
Outlook نرمافزاری فراتر از مدیریت ایمیل
نرمافزار Outlook با داشتن ابزارهای مختلفی مانند تقویم کاری، دفترچه مخاطبین، مدیریت تماسها، ذخیره اطلاعات همکاران، ایجاد وظایف و مدیریت آنها، تنظیم قرار ملاقاتها، مدیریت جلسات و همچنین ایجاد یادداشت، یک ابزار قدرتمند برای برنامهریزی و مدیریت شخصی است.
در واقع Outlook یک سرویس رایگان پست الکترونیک است که ایمیلها، تقویمها، مخاطبین، وظایف و لیست کارهای شما را در یک مکان سازماندهی میکند.
به طور کلی Outlook از ۴ قسمت اصلی تشکیل شده است که عبارتند از:
- Email: برای مدیریت و ارسال و دریافت ایمیلها
- Calendar: برای دسترسی به تقویم و مدیریت کارها و جلسات
- People: برای مدیریت مخاطبین و تماسها
- Task: برای ایجاد و دستهبندی کارها و وظایف
نکته: هر کدام از این ۴ قسمت سربرگهای مخصوص به خود را دارند که برای انجام کارهای مختلف در نظر گرفته شدهاند.
مدیریت ایمیلها با Outlook
با استفاده از قسمت Email میتوانید ارسال و دریافت ایمیلها را انجام دهید، آنها را مرتب سازی کنید، به ایمیلها پاسخ دهید و فضای ذخیرهسازی را بهینهسازی کنید.
از قابلیتهای بخش Email میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- قالببندی شرطی: این ویژگی برای متمایز کردن ایمیلها، مورد استفاده قرار میگیرد. به عنوان مثال با استفاده از این ویژگی میتوانید ایمیلهای مهمتر را سریعتر ببینید.
- Quick stepها: برای دستهبندی و سادهسازی کارهای مربوط به ایمیلها مورد استفاده قرار میگیرد.
- Rules یا قواعد: برای انجام خودکار و سادهتر کردن کارها است.
- قابلیت رایگیری و نظرخواهی: این ویژگی برای برنامهریزی کارها بسیار سودمند است.
- Personal Stationery: از این ویژگی برای ایجاد تم شخصی برای ایمیلها استفاده میشود.
- مدیریت Junkها: قابلیت شناسایی، مقابله و مدیریت ایمیلهای مخرب (Junk)
استفاده از تقویم Outlook
از قسمت تقویم میتوانید برای زمانبندی و یادآوری کارها استفاده کنید و قرارهای خود را مدیریت کنید. همکاران خود را به جلسه دعوت کنید و به دعوت دیگران پاسخ دهید.
از قابلیتهای قسمت تقویم میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- امکان قفلگذاری روی کارهای شخصی
- ایجاد کارهای تکرارشونده
- مدیریت پاسخ مدعوین
- تنظیم مجوزهای دسترسی به کارها؛ زمانی که تقویم خود را با دیگران به اشتراک میگذارید.
مدیریت مخاطبین و تماسها با Outlook
همهی ما با همکاران، دوستان و مشتریان و افراد خانواده در تماس هستیم. معمولا این افراد، اطلاعات تماس متنوعی دارند. اطلاعات تماس آنها شامل ایمیل، شماره همراه و سایر موارد است. خوشبختانه Outlook ابزارهای مناسبی برای ثبت و مدیریت مخاطبین و تماسها در اختیار شما قرار میدهد.
از قابلیتهای قسمت People میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- گروهبندی تماسها
- جستجوی تماسها
- سازماندهی تماسها
- و…
مدیریت وظایف با Outlook
احتمالا شما هم وظایفی دارید که این وظایف ممکن است شخصی یا شغلی باشد. از Outlook میتوانید برای ثبت و سازماندهی و رسیدگی به وظایف خود استفاده کنید.
بنابراین نرمافزار Outlook میتواند به خوبی پاسخگوی نیازهای یک کاربر خانگی باشد؛ استفاده آسان، سریع و مطمئن از اینترنت، ارسال و دریافت ایمیل، ثبت کارها و قرار ملاقاتهای روزانه را مدیریت کند. از طرف دیگر میتواند نیازهای کاربران اداری و سازمانی را هم با داشتن ابزارهای قدرتمند مدیریتی و دیگر قابلیتهای حرفهای برطرف کند.